¿Cómo realizar con éxito una cumbre de la industria?

Cuando mencionamos el evento, tenemos una gran experiencia en reuniones familiares, actividades de grupos escolares, eventos de bodas, cenas de cumpleaños. Como sabemos, el éxito del evento y la cumbre no solo requiere una planificación cuidadosa de antemano, sino que también se enfrenta a diferentes grupos y negocia A variedad de temas complejos.Para el éxito de las cumbres o conferencias profesionales de la industria a gran escala, enfrentamos más desafíos y condiciones más complejas.Hoy compartimos paso a paso cómo lograr que un evento de congreso se lleve a cabo con éxito.En términos generales, el éxito de un evento de conferencia sigue cuatro pasos:

1. preparación preliminar, 2. publicidad y promoción, 3. planificación y ejecución, 4. publicidad del informe.

Primero, preparativos preliminares:

Antes de que celebremos oficialmente una cumbre de la industria, debemos pensar detenidamente y planificar.¿Cuáles son los objetivos de este evento o cumbre de la industria?¿Es para compartir, ampliar contactos o promocionar productos?¿Qué tipo de actividad es esta?¿Qué deben invitar los participantes del evento?¿Por qué estás invitado?¿Por qué vienen?Especialmente para una cumbre profesional importante, la invitación de los participantes es particularmente importante.

Después de aclarar los objetivos del evento y los participantes del evento, el siguiente paso importante es invitar a los oradores.Esto es un dolor de cabeza para el organizador.Es necesario considerar la influencia del orador en la industria y cómo atraerlo.¿Están viniendo?

A continuación, considere las ubicaciones candidatas para el evento.¿Debe celebrarse el evento en el centro de conferencias o en el salón de baile del hotel?Estos también se basan en el tipo de actividades de la reunión y los objetivos de las actividades de la reunión.Se enfatiza especialmente que si las condiciones lo permiten, debe ir al lugar durante la etapa de planificación y considerar tanto como sea posible.Configuración del plan B de emergencia, etc. El diseño de la conferencia también es una parte importante.Cuando se organiza, combina la creatividad del lugar y la profesionalidad de la industria.Es propicio para lograr mejor el objetivo del evento.

Además, debe pensar en el proceso de actuación y redactar una agenda provisional.Debe redactar un cronograma detallado para todo el evento, subdividiéndolo en varias secciones, incluido el registro, la apertura, las presentaciones de los oradores y las preguntas y respuestas de la audiencia.Estrechamente en torno al tema y los objetivos de la conferencia.Esta es la importancia mencionada anteriormente para invitar a oradores.Cuando el tiempo lo permita, trate de determinar el proceso y el tiempo de la presentación tanto como sea posible.La mayoría de las actividades no se pueden hacer exactamente como se planearon, así que asegúrese de reservar tiempo.

El último paso en la preparación de un evento es establecer un presupuesto.En mi experiencia, el presupuesto debe ser lo más conservador posible, con un costo ligeramente más alto, pero con un ingreso estimado ligeramente más bajo.Esta pequeña estrategia reducirá tus expectativas financieras y te dará mucho margen para tener en cuenta todos los incidentes y emergencias.Se deben considerar varios costos al establecer el presupuesto, incluidas las tarifas de alquiler del lugar de la reunión, los costos del personal de apoyo en el lugar y los gastos de alimentos y bebidas.Además, los ingresos esperados incluyen la venta de boletos y posibles tarifas de patrocinio.Finalmente, se pueden calcular los ingresos netos o los gastos netos del evento.

Segundo, publicidad y promoción:

Después de completar la confirmación de la ubicación del evento, la invitación del orador y el presupuesto, es hora de cambiar el enfoque a los participantes.Puede volver a consultar la declaración del objetivo y pensar desde la perspectiva de los participantes: si usted es un participante, ¿qué quiere de este evento?

Desarrollar un tema que sea suficiente para captar la atención de las personas.Por ejemplo, en octubre de este año, 2018 (el quinto) foro cumbre de desarrollo de la industria de tecnología de vehículos de celdas de combustible.Tales características de la industria muy obvias, ya través del título de la conferencia se puede entender el contenido de la reunión.Haga que los participantes de la industria sean más precisos También deje que los participantes tengan una expectativa en psicología.

Cada evento profesional requiere una página web dedicada o al menos un cartel electrónico para publicidad y promoción en línea.Una buena página web o póster debe ser conciso, pero debe incluir la siguiente información clave:

1. Contenido de la actividad: título, propósito, nombre/título del orador, tarifa de admisión, información de registro y código QR para escanear y obtener más información.

2. Ayudas visuales: encuentra una foto o crea un patrón visual que sea hermoso y relevante.Uno de los secretos es insertar fotos de personas, para que las personas puedan imaginar las escenas en las que participan, estimulando así la resonancia, no solo una señal fría.

Una vez hecho esto, se puede promocionar el evento.Hay muchas maneras de promocionarlo: correo electrónico, redes sociales y promoción verbal tradicional.El envío masivo de correos es una herramienta eficaz, pero es mejor ser más específico.'Todos quieren ser únicos, no solo un número en una lista', si las condiciones lo permiten, 'envíe una invitación personalizada, diga el nombre del destinatario al principio, omita el apellido y sea amable y amistoso. Saludarlo /ella.' Haz que el invitado se sienta respetado.

Además del correo electrónico, las redes sociales también son una herramienta poderosa que se puede utilizar para difundir información sobre próximos eventos.Las publicaciones de carteles o páginas de eventos se pueden publicar en un círculo personal de amigos de WeChat, recomendar a amigos o compartir en grupos relacionados.LinkedIn y Facebook también son herramientas muy poderosas en los EE. UU. y China, así como a nivel mundial.

Tercero, implementación y proceso del proyecto.

Después de completar todos los preparativos, ¡finalmente llegué al día del evento!Antes de que lleguen los participantes, es importante asegurarse de que el diseño dentro del lugar esté completo y que todos los participantes puedan acomodarse.Encienda el proyector, pruebe el micrófono y asegúrese de que la temperatura ambiente sea cómoda y agradable.Esfuerzos para crear un entorno de reunión atractivo para participantes y oradores.

Los invitados más tempranos pueden llegar 30 minutos antes del evento y estar preparados para aceptar el registro, el pago y emitir recibos y facturas.Incluso si el participante ya se registró en línea y pagó la tarifa, prepárese para que al menos el 10 % del personal no pueda asistir.Al mismo tiempo, algunas personas pueden no estar registradas en línea, pero aparecen temporalmente en la puerta de la sala de conferencias, indicando que desean participar.

A los participantes se les debe proporcionar alimentos o bebidas después de que se hayan registrado para la admisión, y se debe preparar al menos un poco de agua potable (agua fría y caliente).

Durante el evento, tome notas cuidadosamente;esfuércese por registrar los detalles del discurso.No te preocupes por el formato de las notas durante el evento, puedes terminar los toques finales después del final.

Durante el evento, también se graban fotos.Excelentes fotos muestran el tamaño de los participantes y el lugar.Cuando el orador organice actividades interesantes, también debe centrarse en tomar fotografías.Asegúrese de que el lugar esté bien equilibrado, lo cual es bueno para enfocar al disparar.

Cuarto, reportar propaganda

Dentro de una semana del evento, revise las notas tomadas durante la reunión y compile un resumen de los puntos clave de la página, centrándose en las ganancias de los participantes o el valor agregado del evento.Puede citar el discurso del orador o insertar dos o tres fotos del evento en vivo.Los resúmenes de actividades pueden seguir ejerciendo influencia después de que finaliza el evento, de modo que las personas que no pueden participar también puedan obtener información y comprender la actividad.Además, compartir experiencias exitosas animará a las personas a participar en futuras actividades.

Recuerde enviar un correo electrónico de agradecimiento a los participantes y ponentes.Puede adjuntar un resumen del evento y otras fotos al correo electrónico.Al mismo tiempo, pregúntele al orador con anticipación si puede compartir con los participantes las presentaciones que utilizó durante el evento.

Al final, gracias Evan Schmitt: Evan Schmitt es pasante de Asuntos Gubernamentales en AmCham China.